Adapteo Finland Oy

Adapteo Finland Oy ja Kospro: Pitkäjänteistä hankinnan kehittämistä organisaation monella tasolla

Adapteo Finland Oy ja Kospro ovat tehneet yhteistyötä vuodesta 2022 kehittäen hankintaa ja sen prosesseja organisaation eri tasoilla. Yhteistyö on tuonut merkittäviä säästöjä, prosessien kehitystä ja vahvistanut Adapteon hankintaosaamista. Tähän mennessä yhteistyötä on toteutettu noin 20 projektissa, ja saavutetut säästöt ylittävät kaksi miljoonaa euroa.

Yhteistyön ensiaskeleet

Yhteistyö aloitettiin Adapteon hankintojen nykytilan kartoituksella: analysoimalla kustannuksia, tarkastelemalla dokumentaatiota ja haastattelemalla avainhenkilöitä. Samalla Kospro tarjosi tukea operatiivisiin hankintoihin projekteilla. Yhdistämällä strategisen ja operatiivisen tason näkökulmat, Kospro muodosti Adapteolle hankintastrategian, joka sisälsi sekä lyhyen aikavälin toimenpiteitä, joilla saatiin nopeita säästöjä, että pitkän aikavälin kehityssuunnitelman.

Operatiivisen hankinnan kehittäminen

Hankinta kuormitti yhteistyön alkaessa merkittävästi projektipäälliköitä, joilla oli jo entuudestaan vastuu projektien johtamisesta. Vaikka moduulirakenteiset väistötilat toimitetaankin työmaalle pitkälti valmiina, jäi projektipäälliköille silti paljon hankittavaa ja koordinoitavaa.

Operatiivisessa hankinnassa aloimme heti tukemaan projektipäälliköitä ja projekteja hankintojen osalta. Keskityimme aluksi suurimpiin ja merkittävimpiin hankintoihin, kuten talotekniikka-aliurakoihin, joita olemme kilpailuttaneet yhteistyön alusta saakka järjestelmällisesti", kertoo Kospron toimitusjohtaja Juha Koskinen.

Ensimmäisessä yhteisessä projektissa toiminut projektipäällikkö Timo Niemelä kertoo tuen olleen tervetullutta ja korostaa erityisesti talotekniikan hankinnassa saatuja hyötyjä:

Tuntui hyvältä saada apuja, kun usein projekteilla juostaan aikaa vastaan. Oli tärkeää, että hankintaan saatiin osaamista ja resursseja."

Erityisesti LVIS-puolella Kospron tuoma syvempi osaaminen on ollut ratkaisevassa asemassa."

Hankkeiden läpimenoajat ovat lyhyitä, vain muutaman kuukauden pyrähdyksiä, jolloin ammattitaitoisen hankinnan merkitys korostuu. Kaksi vuotta Adapteolla työskennellyt projektipäällikkö Timo Peltonen kokeekin yhteistyön kehittävän prosesseja ja toimintatapoja jatkuvasti. 

Hankintaprosessi paranee ja toimintatavat kehittyvät yhteistyön myötä, unohtamatta hankintaosaamista. Ammattitaitoinen hankinta mahdollistaa nopeilla toimitusajoilla suurempien hankkeiden sujuvan läpiviennin. Lisäksi resurssiapua on saatavilla tarvittaessa enemmänkin. Yhteistyö on sujunut hyvin ja täydentänyt erinomaisesti Adapteon omaa hankintaa ja hankintaprosessia", kertoo projektipäällikkö Timo Peltonen

Asennuspäällikkö Vesa Kantoniemellä on lähes 30 vuoden kokemus Adapteolla, joista viimeiset 15 vuotta hän on toiminut projektien asennuspäällikkönä. Hän kokee ammattimaisen kilpailutuksen helpottavan työmaiden toimintaa. 

Kun kilpailutukset tehdään huolella, on selvää, mitä ja milloin työmaalle saapuu – tämä helpottaa merkittävästi omaa työtäni."

Tiukkojen läpimenoaikojen myötä on tärkeää, että hankintavaiheessa työmaan tarpeet tulevat huomioiduksi huolellisesti. Vesa on osallistunut hankintaprosessin eri vaiheisiin neuvotteluista hankintapalavereihin, jotta varmistetaan, että työmaan näkökulma huomioidaan mahdollisimman hyvin. 

On myös hyödyllistä saada laajempi käsitys siitä, mitä hankinnoissa tapahtuu", lisää Kantoniemi.

Puitesopimuksien kehityksellä merkittäviä kustannussäästöjä ja tehokkuutta Adapteon toimintaan! 

Kospro on ollut mukana paitsi operatiivisen hankinnan kehittämisessä, myös puitesopimushankintojen kehittämisessä ja toteuttamisessa aina dokumenttien laadinnasta kilpailutuksen läpiviemiseen, sopimusten valmisteluun ja jalkautussuunnitelmiin. Puitesopimusten kehitystä tehdään tiiviisti Ylöjärvellä istuvan ostopäällikkö Timo Pokkisen kanssa. Pokkinen nostaa lisäksi esiin Kospron asiantuntevuuden merkityksen puitesopimuksien kilpailuttamisessa ja kehityksessä:

Kospro on tuonut järjestelmällisyyttä hankintaprosessiin ja tukenut projektien läpivientiaikoja."

Hankintaprosessissa otetaan huomioon juridiset, eettiset, tekniset sekä kaupalliset näkökulmat. Puitesopimuksia laadittaessa ja toimittajia valittaessa on tärkeää tarkastella kokonaisuutta: mitä hankitaan, keneltä ostetaan ja miten nämä valinnat tukevat liiketoiminnan tavoitteita"

Projektipäällikkö Niemelän mukaan puitesopimuksista on ollut paljon hyötyä myös projektipäällikön näkökulmasta: "Todella iso apu, en tiedä olisiko meillä talon sisällä riittänyt kenelläkään tunnit saada puristettua niitä valmiiksi

Hankintajohtajan näkemykset ja tulevaisuuden yhteistyön painopisteet

Hankintajohtaja Kennet Priewert on toiminut Adapteon palveluksessa elokuusta 2023 lähtien, vastaten hankinnasta, tarjouslaskennasta, suunnitteluohjauksesta ja tuotehallinnasta. Myös Priewert korostaa Kospron merkitystä projektien kustannustavoitteiden saavuttamisessa ja hankintaprosessien hallinnassa:

Kospro on ollut keskeinen tekijä hankintojen kehityksessä ja muutoksen läpiviennissä. Kospron tuella hankintatoimia on saatu järjestelmälliseksi, ja sitä myötä myös projektien budjetteihin on päästy paremmin."

Yhteistyön myötä Adapteon hankintaprosessit ovat monipuolistuneet, ja organisaation kyky tunnistaa omia tarpeitaan on parantunut. Priewertin mukaan yhteistyö Kospron kanssa on asiantuntevaa ja sujuvaa: 

Kospron kokemus alalta on arvokasta, koska haasteet ymmärretään ja oikeita kysymyksiä osataan esittää, mikä tekee yhteistyöstä tehokasta."

Adapteon ja Kospron tiivis yhteistyö jatkuu myös tulevaisuudessa. Adapteon oman hankintaosaamisen karttuessa kehittyy myös Kospron rooli Adapteon yhteistyökumppanina. Priewert näkee Kospron tärkeänä priimusmoottorina muutosten ja uusien toimintatapojen kehittämisessä ja läpiviennissä myös Adapteo Group -tasolla asti. Lisäksi Kosprolla on vankka asema projektihankintojen kiirepiikkien tasauksessa sekä paikkansa erityisosaamista vaativissa hankinnoissa, kuten talotekniikkahankinnoissa. Myös vastuullisuus- ja ympäristövaatimusten täyttämisessä nähdään mahdollisesti tulevaisuuden yhteistyötä.